En algún momento del 2024, tenía instaladas 7 apps de productividad diferentes.
Notion para notas. Trello para proyectos. Todoist para tareas diarias. Obsidian para ideas. Google Calendar para reuniones. Slack para mensajes. Y una app de Pomodoro que ni recuerdo cómo se llamaba.
¿El resultado? Pasaba más tiempo organizando mis herramientas que trabajando.
Cada semana aparecía una app nueva. "Esta sí es la buena", pensaba. La descargaba, la configuraba, migraba todo lo que tenía en la anterior. Dos semanas después, veía otra. Repetía el ciclo.
Estaba tan ocupado siendo "productivo" que no producía nada.
El Problema No Era la App
Un día me di cuenta de algo obvio: la gente productiva que conozco no usa 7 apps. Usa una o dos. Y las usa bien.
El problema nunca fue encontrar la herramienta perfecta. El problema era yo, buscando excusas para no hacer el trabajo difícil.
Configurar Notion es fácil. Sentarte a escribir cuando no tenés ganas es difícil. Probar una app nueva es entretenido. Terminar un proyecto aburrido no lo es.
Las apps eran mi forma de procrastinar sintiéndome productivo.
Lo Que Cambié
Borré casi todo. Me quedé con lo mínimo:
Para tareas: una lista. Puede ser Todoist, Apple Notes, un cuaderno físico. Da igual. Una lista donde pongo lo que tengo que hacer hoy. No mañana, no la semana que viene. Hoy.
Para notas: un solo lugar. Elegí Obsidian, aunque a veces uso Apple Notes porque es más rápido. Lo importante es que todo esté en un lugar, no en cinco.
Para comunicarme: lo que use mi equipo. Slack, Teams, lo que sea. No tengo opción acá, y está bien.
Para enfocarme: Pomodoro. 25 minutos de trabajo, 5 de descanso. Simple. Funciona.
Eso es todo.
La Trampa de las Tendencias
Cada mes sale una app nueva que promete revolucionar tu productividad. Cada mes hay un video de YouTube explicando el "sistema perfecto" de Notion. Cada mes alguien en Twitter muestra su setup con 47 integraciones.
Ignoralo.
Si Apple Notes te funciona, quedáte con Apple Notes. Si un cuaderno físico te funciona, quedáte con el cuaderno. No necesitás lo que usa un influencer de productividad. Necesitás lo que te funciona a vos.
La mejor herramienta es la que usás. La segunda mejor es la que entendés. La peor es la que estás configurando en vez de trabajar.
Lo Que Aprendí
El tiempo que pasé probando apps fue tiempo perdido. No me hizo más productivo. Me hizo sentir productivo, que no es lo mismo.
Ahora cuando veo una app nueva, me pregunto: ¿esto resuelve un problema que realmente tengo? La respuesta casi siempre es no.
La productividad no está en las herramientas. Está en sentarte a hacer el trabajo, aunque no tengas ganas. Está en decir que no a las distracciones, incluyendo las distracciones que parecen trabajo.
Y a veces, está en cerrar todo y descansar. Porque el día más productivo puede ser el que te tomás libre.
Si Querés Explorar Apps
Dicho todo esto, si apenas estás empezando y querés saber qué opciones hay allá afuera, acá te dejo algunas por categoría:
Tareas y To-Dos
Todoist — Simple pero poderosa. Podés organizar tareas por proyectos, agregar fechas, y tiene una versión gratis muy completa.
TickTick — Similar a Todoist pero con Pomodoro integrado. Buena opción si querés todo en un solo lugar.
Apple Reminders / Google Tasks — Ya las tenés instaladas. Gratis. Simples. A veces es todo lo que necesitás.
Notas
Obsidian — Notas en markdown con links entre ellas. Ideal si te gusta conectar ideas. Gratis y tus archivos son tuyos.
Notion — Todo en uno: notas, bases de datos, wikis. Muy flexible pero puede ser overwhelming.
Apple Notes — Subestimada. Rápida, sincroniza bien, y ya la tenés. Para notas rápidas, a veces es la mejor opción.
Google Keep — Notas rápidas tipo post-its. Buena para ideas sueltas que no querés perder.
Gestión de Proyectos
Trello — Tableros con tarjetas estilo Kanban. Visual y fácil de entender.
Asana — Más completo que Trello. Bueno para equipos con proyectos complejos.
ClickUp — Tiene de todo. Literalmente de todo. Puede ser mucho si solo necesitás algo básico.
Monday — Parecido a Asana. Depende más de lo que use tu equipo.
Comunicación
Slack — El estándar para equipos remotos. Canales, mensajes directos, integraciones con todo.
Microsoft Teams — Si tu empresa usa Microsoft, probablemente uses esto. Videollamadas incluidas.
Discord — No es solo para gamers. Muchas comunidades remotas lo usan. Gratis y muy flexible.
Enfoque y Pomodoro
Forest — Plantás un árbol virtual cuando te enfocás. Si tocás el teléfono, el árbol muere. Suena tonto pero funciona jajaja.
Toggl Track — Más que Pomodoro, te ayuda a trackear en qué gastás tu tiempo. Útil para freelancers.
Focus Keeper — Pomodoro simple y directo. Sin complicaciones.
Mi consejo: elegí una de cada categoría que necesites. Solo una. Usala por al menos un mes antes de cambiar. Y si funciona, no la cambies solo porque salió algo nuevo.
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¿Cuántas apps de productividad tenés instaladas ahora mismo? Contanos. Sin juzgar jajaja.